Según el Decreto 2649 de 1993, artículo 39, los costos son las erogaciones necesarias e indispensables para la obtención, conformación o desarrollo directamente de la fuente productora de renta. La diferencia con los gastos, es que los costos se incorporan al producto mismo o se requieren indispensablemente para su adquisición, mientras que los gastos están relacionados más con la financiación de la empresa o con la distribución de los productos. Otra diferencia es que el costo se resta a la hora de vender el activo, para obtener la utilidad.
Para que los costos sean aceptados:
1. Realización: Se entienden realizados cuando se paguen efectivamente en dinero o en especie o cuando su exigibilidad termine por cualquier otro modo que equivalga legalmente a un pago.
Para las personas jurídicas, y las naturales que llevan contabilidad, se entiende realizado en el año gravable en que se causen, entendiendo como causar, el momento en el que nace la obligación de pagar, aunque realmente no se haya realizado la erogación.
2. Anualidad: Los costos deben estar asociados con unos ingresos correlativos en el mismo año gravable.
3. Proporcionalidad y Necesidad: Este es uno de los requisitos más importantes, pues de ellos depende el poder llegar a la obtención del ingreso. Si no se incurre en el costo, no se logra el ingreso. En cuanto a la proporcionalidad, debe entenderse en que se incurre en los costos para tener una utilidad, no para que sea cero.
4. Relación de Causalidad. Debe existir un ingreso correlativo al que se le aplique el costo. Justamente, es aceptado un costo, cuando se consigue restarlo al ingreso que generó.
5. No prohibición ni limitación. Si el costo está prohibido por ley, no puede ser aceptado fiscalmente, por más que se haya pagado efectivamente. Así mismo ocurre con las limitaciones; si un costo está limitado, sólo puede ser aceptado en la proporción legal admitida, así se haya pagado el 100%.
6. Deben estar soportados. Si es por medio de facturas, deben cumplir con los requisitos establecidos en el artículo 617 del Estatuto Tributario. Se debe entregar el original al comprador o consumidor, debe llevar un número consecutivo, la fecha, la descripción del producto o servicio, la calidad de retenedor de IVA y el nombre e identificación tanto del prestador del servicio o vendedor, como del impresor de la factura.
7. Pagar los impuestos aduaneros si es producto de una importación.
