¿Cómo terminan las empresas debiéndole tanto a la DIAN? Causas, riesgos y cómo corregir
En Colombia, muchos negocios no se quiebran por falta de ventas sino por desorden tributario. La bola de nieve empieza en dos frentes: IVA y retención en la fuente. Cuando la empresa usa ese dinero para caja, lo “patea” un mes, y otro más, nace una deuda que crece con intereses, sanciones y, en casos graves, riesgos penales para sus representantes.
1) Retención en la fuente: dinero ajeno que la empresa solo administra
La retención en la fuente es un anticipo del impuesto del tercero (proveedor, trabajador, contratista). La empresa es agente retenedor: descuenta, declara y consigna a la DIAN. Si la compañía usa esas retenciones para pagar nómina o proveedores y no las gira:
- Intereses moratorios desde el día siguiente al vencimiento de la declaración.
- Sanciones por extemporaneidad, inexactitud u omisión de declaración.
- Riesgo penal: la no consignación reiterada puede encajar en el delito de omisión del agente retenedor o recaudador.
- Responsabilidad del representante legal y revisor fiscal por no asegurar el giro oportuno.
2) IVA: se recauda al cliente y debe entregarse al Estado
El IVA cobrado en la factura no es ingreso de la empresa. Se descuenta el IVA descontable (compras) y el saldo se paga a la DIAN. Los errores típicos que disparan deudas:
- Usar el IVA cobrado como caja y “reponerlo” después.
- No facturar o facturar mal (pérdida de costos y sanciones por facturación).
- No soportar el IVA descontable con factura electrónica válida y medio de pago exigido.
- No presentar la declaración en ceros “mientras tanto” (igual hay sanción por no declarar).
Cuando se acumulan periodos sin pago, la DIAN puede adelantar cobro coactivo, embargos a cuentas y retenciones de saldos a favor.
3) Otras fuentes de deuda frecuentes
- Autorretenedor mal gestionado (renta/ICA): se retiene a sí mismo y no consigna.
- Renta: anticipos mal calculados, costos rechazados por falta de soporte y sanciones por inexactitud.
- Impuesto nacional al consumo (restaurantes/bebidas) mal declarado.
- Retención de IVA (grandes contribuyentes/agentes de retención de IVA) que no se gira.
4) Qué pasa cuando “se deja rodar” la deuda
- Intereses + sanciones que pueden superar rápidamente el capital.
- Compensación automática de saldos a favor contra deudas vencidas.
- Cobro coactivo: mandamiento de pago, embargo de cuentas, secuestro de bienes.
- Imposibilidad de contratar o perder certificaciones por no estar al día.
- Riesgo penal en retenciones/IVA no consignados y responsabilidad solidaria de administradores.
5) Señales de alerta en tu flujo de caja
- Pagas nómina y proveedores con retenciones/IVA “temporalmente”.
- Acumulas dos o más periodos sin presentar o sin pagar.
- Tienes facturas sin recaudo pero ya declaraste y debes el IVA.
- No existe una cuenta bancaria separada para impuestos.
6) Cómo corregir rumbo (sin morir en el intento)
- Diagnóstico tributario express (30–60 días): cruza declaraciones vs. soporte electrónico (factura, nómina, documentos soporte) y calcula intereses actuales.
- Cuenta “impuestos” separada: mueve a esa cuenta el IVA/retenciones apenas se recaude.
- Presenta lo omitido: declara incluso si no puedes pagar todo; reduces sanción por no declarar y detienes causales más graves.
- Acuerdo de pago con la DIAN (facilidades): solicita plazos; prepara garantías y flujo.
- Corrige soportes: valida facturas electrónicas de proveedores, medios de pago y cruces con nómina electrónica.
- Política interna: IVA y retenciones no financian operaciones. KPI mensual y responsable claro.
Checklist rápido para el CFO/Contador
- ¿Los certificados de retención se emiten y concilian mensualmente?
- ¿El IVA descontable tiene factura electrónica válida y pago conforme?
- ¿Hay calendario tributario con alertas y un suplente responsable?
- ¿Existe flujo semanal que separe impuestos recaudados?
- ¿Se revisan discrepancias DIAN (prevalidaciones/“información exógena”)?
Conclusión
La empresa se endeuda con la DIAN cuando confunde impuestos recaudados (retenciones e IVA) con caja disponible. La cura es disciplina: separar esos recursos, declarar aun si no hay pago total, solicitar facilidades formales y blindar soportes. Dejar “rodar” la deuda encarece todo y expone a los administradores. Orden hoy vale más que una defensa mañana.
