Colombia está en constante avance hacia la transformación digital de acuerdo a la Resolución 00013 del 11 de febrero de 2021 emitido por la DIAN es la entidad la cual implementa el sistema de facturación electrónica y la nómina electrónica que deberán usar los contribuyentes que realizan pagos o abonos en cuentas derivados de una vinculación laboral o legal y reglamentaria.
Algunos empresario todavía tienen alguna duda sobre el proyecto por lo que necesitan aclarar algunas dudas como:
1. ¿Por qué la DIAN decidió establecer un proyecto de nómina electrónica? ¿Cuál es el objetivo?
La Dian es una de las entidades que promueven la transformación digital en el país y continuando con el esquema UBL, comenzó a llevar a librerías a estándar documentos empresariales como facturas u órdenes de venta, en formato XML. Inicio con la facturación electrónica y ahora sigue con la nómina electrónica. Lo que se busca con la nómina electrónica es recopilar la información de cualquier contribuyente si tener que depender de las empresas.
2. ¿Es lo mismo la nómina electrónica que la digitalización de nómina? ¿Es permitido enviar un consolidado de nómina a la Dian?
Es muy importante aprender a diferenciar el liquidar la nómina con herramientas digitales y el hecho de presentarlas a la Dian. La digitalización de la nómina lo que hace referencia a entregar este proceso de liquidación de nómina a un software, lo que permite realizar este proceso de forma rápida y fácil. La nómina electrónica permite la trasmisión de la información de los desprendibles de nómina por cada uno de los empleados a la Dian.
3. ¿Por qué es importante un software de nómina, antes de implantar la nómina electrónica y cuáles son las ventajas de la implementación de este?
Comprar un software de nómina en una compañía, facilita tener exactitud y en liquidación de nómina, disminuir recurso humano, tiempo y promover la productividad. De esta manera se tiene al día las empresas con los cambios más recientes en las nuevas regulaciones de ley y reajustes en cuestión fiscal y de esta manera se previene que las empresas pierdan dinero por alguna sanción.
El contar con un programa de nómina es la ayuda para evitar errores, repetir trabajos, para que de esta manera el país progrese en la transformación digital y de esta manera las entidades del país se posiciones a nivel regional y adopten herramientas sustentables y permitan que los negocios en el país sean más productivos, competitivos y rentables.
4. ¿Quiénes son los agentes que participan en la generación de nómina electrónica y cuáles son sus responsabilidades?
Los principales agentes que participan son:
El Software de nómina, el cual ejecuta la liquidación de la nómina, todos los datos de los colaboradores que se requieren para la nómina electrónica, consolida la información y se transmite a un proveedor tecnológico de documentos electrónicos.
Proveedor Tecnológico de documentos electrónicos, recibe la información al software de nómina, válida y transforma la información en un documento XML, genera el CUNE, (Código Único de Nómina Electrónica), que certifica el documento XML para guardar su autenticidad, y transmite el documento a la DIAN.
La DIAN, recibe el documento XML al proveedor tecnológico y valida el documento y que cada uno de los desprendibles de nómina que se reciben ha sido autorizado.
El proveedor tecnológico recibe el documento autorizado por la DIAN , después expone los desprendibles electrónicos a los colaboradores, bien sea para ser descargados a través de portales o módulos de autoservicio de los softwares.
5. ¿Se debe enviar el desprendible digital a los colaboradores por e-mail y qué información debe contener el documento soporte de pago de nómina electrónica?
El desprendible de nómina puede llegar por correo electrónico, puede ser consultado y descargado por medio del portal web del proveedor de nómina electrónica.
Entre la información que debe contener el documento soporte de pago de nómina electrónica encontramos:
1. Estar denominado expresamente como documento soporte de pago de nómina electrónica.
2. Nombres y apellidos, o razón social y NIT del empleador
3. Nombres y apellidos y número de identificación del colaborador o beneficiario del pago.
4. Código único de documento soporte de pago de nómina electrónica- CUNE.
6. Valor devengado de nómina del colaborador
7. Valor deducciones nómina del colaborador
8. El valor total diferencia entre devengos y deducciones
10. El medio de pago
11. Fecha y hora de generación.
12. Información del fabricante del software, el nombre del software y del proveedor de soluciones tecnológicas si lo tuviese.
6. ¿Debo ajustar procesos internos de mi empresa para cumplir con la nómina electrónica?
El apoyo y acompañamiento de un proveedor tecnológico de nómina electrónica se puede llevar de manera eficiente; las empresas que no cuenten con un software de nómina una recomendación es implementarlo porque es necesario para presentar al nómina ante la DIAN.
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